AP/AR Manager
Key Responsibilities
Accounts Receivable & Client Billing
- Own monthly/quarterly client billing, including fee calculations, invoicing, adjustments, and documentation.
- Coordinate custodian fee debits and reconcile postings to custodial statements.
- Maintain accurate billing data (AUM, fee schedules, households) across CRM and portfolio systems.
- Monitor AR aging, manage collections, and resolve billing discrepancies with a client-first approach.
- Support annual fee reviews and maintain strong controls and audit trails.
Accounts Payable
- Manage end-to-end AP processing: vendor onboarding, invoice review, coding, approvals, and payments.
- Enforce spend controls, maintain vendor documentation, and reconcile AP to the general ledger.
- Oversee accruals, prepaids, and timely disbursements across payment methods.
Close, Controls & Reporting
- Prepare AP/AR reconciliations and support month-end close and financial reporting.
- Develop and maintain SOPs; strengthen internal controls aligned with RIA requirements.
- Partner with Compliance on books & records and support audits.
- Produce KPIs and management reporting with actionable insights.
Process & Systems Improvement
- Drive automation and workflow improvements across accounting, billing, CRM, and custodial systems.
- Implement enhancements to expense management, invoice intake, and approval workflows.
- Train stakeholders and promote continuous process improvement.
Qualifications
Required
- 5-7+ years of AP/AR experience with ownership or team leadership exposure.
- Financial services background (RIA, asset management, or wealth management preferred).
- Proficiency with accounting systems (e.g., QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct) and Excel.
- Experience with or ability to quickly learn portfolio accounting/billing platforms.
- Strong GAAP knowledge, controls mindset, and excellent attention to detail.
Preferred
- Experience reconciling custodian billing and handling complex fee adjustments.
- Familiarity with CRM, AP/expense tools (e.g., Salesforce, Bill.com, Ramp).
- Audit support experience.
- Bachelor's degree in Accounting or Finance; CPA/CMA a plus.
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.