Fund Administration Specialist
The Fund Administration Specialist will play a hands‑on role in managing fund‑level expenses, budgeting, and treasury‑related processes across a suite of SEC‑registered vehicles. This position partners closely with fund accounting, operations, and legal teams to ensure expenses are accurately processed, monitored, and reported in accordance with regulatory and contractual requirements. This is an ideal opportunity for someone who understands fund accounting mechanics but is most energized by expense governance, invoice management, fee calculations, and financial controls rather than day‑to‑day NAV production.
- Manage and review ongoing fund expenses for U.S. mutual funds, ETFs, and other registered investment vehicles
- Process and validate invoices, ensuring accurate categorization, allocation, and timing of expenses
- Track and administer expense limitations, waivers, and reimbursements, including related calculations and support materials
- Support the annual budgeting process and ongoing monitoring of fund operating costs against forecasts
- Compute and review management fees and other contractual fund charges
- Coordinate with fund accountants and administrators to ensure expenses are appropriately reflected in NAVs and financial statements
- Perform treasury‑related activities such as expense payments, cash oversight, and reconciliations
- Prepare and deliver expense analysis to support periodic reporting, audits, and regulatory filings
- Collaborate with teams across Operations, Legal, and Compliance on expense disclosures, controls, and documentation
- Bachelor's degree in Accounting, Finance, or a related field
- 5 years of experience within fund administration, fund accounting, or fund finance/treasury
- Proven experience working with U.S. mutual funds, ETFs, or other SEC‑registered products
- Hands‑on background in invoice processing, expense budgeting, management fee calculations, and reimbursements
- Familiarity with expense caps, waivers, and fund expense policies
- Solid understanding of U.S. GAAP and registered fund structures
- Strong Excel capabilities and exceptional attention to detail
- Ability to balance multiple deliverables in a regulated, deadline‑driven environment
- Clear communicator who works well across teams and takes a proactive approach to problem‑solving
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.