Executive Assistant
Executive Assistant - Equities & Prime Services
Location: San Francisco, CA
OT Elligible
Hours: In‑office | 6:00 AM - 3:00 PM PT
Overview
A leading global financial services firm is seeking an experienced Executive Assistant to support senior leaders within its Equities and Prime Services business in San Francisco. This is a high‑visibility role suited for someone who enjoys working closely with the front office and operating as a true business partner in a fast‑paced, client‑driven environment.
Key Responsibilities
- Coordinate a high volume of client meetings with hedge funds, portfolio managers, analysts, and corporate clients
- Own end‑to‑end logistics for roadshows, conferences, non‑deal roadshows (NDRs), and corporate access initiatives
- Manage complex calendars across multiple time zones, including San Francisco, New York, and London
- Assist in the preparation of client materials, agendas, and post‑meeting notes
- Organize and execute premium client events such as dinners, conferences, and hosted meetings
- Track client interactions and follow‑ups; maintain distribution lists and call lists
- Provide travel, logistics, and expense management support for senior leaders and team members
- Act as a proactive partner to the business, anticipating needs and ensuring seamless execution
Skills & Experience
- Exceptional organizational and prioritization skills in a high‑pressure environment
- Strong commercial awareness with an understanding of markets, urgency, and client impact
- Highly detail‑oriented and proactive, with the ability to anticipate needs
- Proven problem‑solving skills and ability to independently manage issues when senior leaders are traveling
- Strong communication skills; comfortable engaging with senior stakeholders and external clients
- Proficient in Microsoft Excel, Word, PowerPoint, and collaboration tools
- Ability to quickly learn internal systems related to travel, expenses, onboarding, and compliance
Why This Role
This is an opportunity to move beyond traditional administrative support and play a meaningful role in enabling client engagement and commercial activity. The position offers strong exposure, responsibility, and partnership with senior members of the business.
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.