Office Manager
Office Manager
📍 Larkspur, CA- Onsite
A highly respected commercial real estate investment firm in Larkspur, CA is seeking a polished, proactive, and organized Office Manager to support daily operations and act as the central hub for the team. This is an onsite, Monday-Friday position within a collaborative, professional environment.
About the Role
The Office Manager ensures smooth daily operations, manages vendor relationships, supports executives, and maintains a welcoming and efficient workspace. This role is ideal for someone resourceful, detail‑oriented, and comfortable juggling multiple priorities.
Key Responsibilities
Office Operations & Administration
- Welcome and direct visitors with a professional front‑desk presence.
- Maintain an organized, well‑stocked, and clean office environment.
- Manage incoming/outgoing mail and courier shipments (FedEx, UPS, USPS).
- Order office supplies and manage Instacart grocery purchases.
- Coordinate equipment troubleshooting and repairs.
- Serve as primary contact for building management, IT support, janitorial staff, and other vendors.
- Coordinate team lunches, internal events, holiday gatherings, and travel logistics.
- Print and prepare vendor checks for mailing.
- Assist with entity formation through third‑party service providers.
Team & Executive Support
- Provide administrative support including printing, filing, document prep, and ad hoc tasks.
- Manage executive travel (flights, hotels, transportation) and prepare itineraries.
- Research and coordinate logistics for conferences and industry events.
- Prepare meeting materials such as agendas, presentations, and handouts.
- Support new-employee onboarding, including workspace setup and system-access coordination.
Qualifications
Required:
- Bachelor's degree from an accredited institution.
- 2+ years in office management or administrative roles, preferably in professional services or real estate.
- Strong organizational and multitasking abilities.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook); comfortable learning new systems.
- Self‑motivated, dependable, and team‑oriented.
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.