Junior Secretary (Family Office)
We are partnering with a well-established family office to hire a Junior Secretary to support day-to-day office operations alongside providing personal assistance to the Director. This is an excellent opportunity for a detail-oriented and proactive individual looking to gain exposure within a private and fast-paced environment.
Key Responsibilities
You will be responsible for a mix of administrative coordination and personal support, including:
Office Administration
- Manage daily office operations including supplies, vendors, and general upkeep
- Coordinate meeting logistics, calendars, and internal schedules
- Assist with document preparation, filing, and record management
- Support expense tracking, invoice processing, and basic reporting
- Liaise with service providers and external stakeholders
Personal Support to Director
- Provide day-to-day personal assistance including scheduling, appointments, and reminders
- Arrange personal and business travel, including itineraries and logistics
- Assist with personal errands, bookings, and household-related coordination
- Handle confidential matters with discretion and professionalism
- Support ad hoc requests as required
Requirements
- 1-6 years of experience in administrative / secretarial support
- Prior exposure to supporting senior stakeholders is advantageous
- Highly organised with strong attention to detail and multitasking ability
- Proactive, reliable, and comfortable handling both office and personal matters
- Strong communication skills in English; Cantonese or Mandarin is a plus
- Proficient in Microsoft Office
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.