Executive Assistant
About the Company
This organization operates within the private wealth and investment management space, delivering tailored solutions across public and private markets. Its platform includes alternative investments, private credit, and customized strategies designed for sophisticated investors. The firm is known for its client-centric approach, entrepreneurial culture, and high standards of service.
Role Overview
The Executive Assistant will serve as a trusted partner to senior executives, providing high-level administrative and operational support. This is a high-impact, high-visibility role requiring exceptional judgment, discretion, and the ability to manage competing priorities in a fast-paced, client-facing environment.
Key Responsibilities
Executive & Calendar Management
- Manage complex calendars for multiple senior executives, including client meetings, internal discussions, and external engagements
- Proactively resolve scheduling conflicts and prioritize executive time effectively
- Coordinate domestic and international travel logistics, including detailed itineraries and accommodations
- Prepare and reconcile expense reports, credit card activity, and reimbursements with accuracy and timeliness
Client Service & Meeting Coordination
- Act as a professional first point of contact for high-net-worth clients and external partners
- Coordinate and prepare meeting materials, including agendas, presentations, and follow-up summaries
- Support seamless client experiences through detailed planning and communication
Office Operations & Administration
- Oversee day-to-day office operations, including vendor management, supplies, and hospitality
- Manage incoming communications, mail, and office logistics
- Partner with internal teams on special projects and process improvements
Why This Opportunity Stands Out
- Direct exposure to senior leadership and high-level decision-making
- Opportunity to work closely with ultra-high-net-worth clients and sophisticated investors
- Highly visible role within a growing and entrepreneurial organization
- Collaborative, high-caliber team environment
- Strong compensation, performance incentives, and long-term growth potential
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.