Administrative Assistant (1 year contract)
Responsibilities
- Deliver end‑to‑end administrative assistance to senior leaders and designated teams.
- Independently manage complex calendars, assessing priorities and making informed decisions on meeting scheduling and rescheduling based on urgency and business needs.
- Coordinate meetings involving internal colleagues and external parties, including arranging meeting spaces, access passes, and required technology.
- Prepare, gather, and circulate meeting materials; record and distribute meeting notes and follow‑up actions when required.
- Organize detailed travel arrangements, including transport and accommodations, while balancing cost considerations, timing, and individual preferences.
- Prepare and submit expense claims accurately and promptly, monitoring reimbursement status as needed.
- Answer and screen telephone calls, recording clear and accurate messages.
- Act as the primary point of contact for the team or department.
Skills & Qualifications
- 1-3 years of admin/support experience. Preferably in the financial services space.
- Demonstrated ability to exercise sound judgment when handling complex or sensitive situations.
- Highly organized, with proven ability to prioritize workload and meet deadlines consistently.
- Service‑oriented approach with strong interpersonal skills and professionalism.
- Proficient in Microsoft Office and relevant business systems.
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.