Office Assistant
Job Title: Office Assistant / Receptionist
Location: Sheung Wan, Hong Kong
Industry: Proprietary Trading / Financial Services
Overview
Our client, a proprietary trading firm based in Sheung Wan, is seeking a reliable and well‑organized Office Assistant / Receptionist to support daily office operations. This role is ideal for someone who is proactive, detail‑oriented, and comfortable working in a fast‑paced professional environment.
Key Responsibilities
Front Desk & Office Operations
- Handle all incoming and outgoing mail, couriers, and deliveries
- Manage meeting room bookings and ensure rooms are properly prepared
- Monitor, replenish, and order office and pantry supplies; liaise with vendors
- Coordinate office cleaning, maintenance, and general upkeep
- Manage calendars and schedule meetings for managers
Administrative Support
- Prepare, format, and update documents using MS Word and Excel
- Perform data entry and maintain internal records and spreadsheets
- Support the finance and admin team with filing, scanning, and document preparation
- Handle confidential documents with professionalism and discretion
- Provide general administrative and ad‑hoc support as needed
Staff & Vendor Coordination
- Assist with onboarding logistics (desk setup, access cards, equipment coordination)
- Liaise with external parties including building management, IT support, and service providers
- Assist with travel bookings such as flights, hotels, and expense claim arrangements
Requirements
- 1-3 years of office administration or receptionist experience preferred
- Proficiency in MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Strong organizational and multitasking skills
- Good communication skills in English; Cantonese a plus
- Professional, proactive, and able to handle sensitive information with discretion
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.