Executive Assistant to Founder
A leading investment firm is looking for an Executive Assistant to provide high-level administrative and executive support to senior members of the business.
Key Responsibilities
- Provide comprehensive executive and administrative support to senior executives and investment professionals.
- Manage complex calendars, meetings, appointments, and competing priorities across multiple time zones.
- Coordinate domestic and international travel, including flights, accommodation, transportation, itineraries, and visa arrangements.
- Organize internal and external meetings, conferences, business events, roadshows, and other engagements.
- Prepare meeting materials, presentations, reports, and correspondence when required.
- Process expenses, invoices, and other administrative documentation.
- Liaise professionally with investors, clients, business partners, service providers, and other senior external stakeholders where appropriate.
- Handle sensitive and confidential information with a high degree of discretion.
- Work closely with internal teams to ensure seamless administrative support across the business.
- Assist with office administration, events, and ad hoc projects as required.
- Proactively identify priorities, resolve scheduling or logistical issues, and anticipate executives' needs.
Requirements
- Degree or Diploma holder with solid Executive Assistant, Personal Assistant, or senior administrative experience.
- Previous experience within asset management, hedge funds, private equity, family offices, banking, or broader financial services is highly preferred.
- Demonstrated experience supporting senior executives, investment professionals, or C-suite stakeholders.
- Excellent organization and time-management skills with the ability to manage multiple priorities.
- Strong attention to detail and a proactive, solutions-oriented approach.
- Mature, polished, and professional with excellent stakeholder-management skills.
- High level of integrity and discretion when dealing with confidential matters.
- Strong proficiency in Microsoft Office, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint.
- Excellent written and spoken English; Cantonese and/or Mandarin would be advantageous for a Hong Kong-based position.
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.