Executive Assistant Project Manager
Our client is a globally recognized leader in financial technology, data, and information services that sits at the center of the world's financial markets. This is a unique opportunity to support a senior business leader driving strategy and growth across a major revenue-generating division, while gaining exposure to high-impact initiatives that influence commercial performance, client retention, and organizational scale.
This role goes beyond traditional executive support. You'll serve as the Financial Solutions COO team, helping coordinate strategic projects, manage business priorities, and keep key stakeholders aligned across a fast-moving global organization. It's ideal for someone who is proactive, highly organized, and excited by the opportunity to operate at the intersection of executive support, business operations, and project management.
What You'll Do
- Provide high-level support to senior executives, including complex calendar management, meeting coordination, and travel logistics.
- Partner closely with leadership to keep strategic initiatives, action items, and business priorities moving forward.
- Prepare meeting materials, track follow-ups, and help ensure alignment across cross-functional teams.
- Coordinate leadership meetings, offsites, and events involving stakeholders across multiple offices and time zones.
- Maintain project trackers and reporting to provide visibility into key business initiatives.
- Identify opportunities to improve processes and increase team effectiveness.
- Build strong relationships across the organization while handling sensitive information with absolute discretion.
What We're Looking For
- 5+ years of Executive Assistant, Chief of Staff, business operations, or project coordination experience.
- Proven experience supporting senior executives in a fast-paced, high-performance environment.
- Exceptional organizational skills and attention to detail.
- Strong communication skills with the ability to interact confidently with senior stakeholders.
- Experience managing multiple priorities and navigating competing demands.
- Advanced proficiency with Microsoft Office, including Excel.
Ideal Background
- Experience within financial services, fintech, data, technology, media, or another complex global organization.
- Exposure to strategic planning, leadership meetings, commercial operations, or business transformation initiatives.
- Ability to bridge executive support and project coordination responsibilities.
Why This Role?
This position offers the opportunity to work directly with senior leaders responsible for driving growth, client retention, and operational strategy across a globally influential business. It's an exceptional platform for an ambitious Executive Assistant who wants visibility, impact, and exposure to the decision-making processes that help shape a world-class organization.
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.