Executive Assistant cum Office Manager
Our client is a well-established and growing hedge fund with a strong presence in Asia. The firm is seeking a highly organized and proactive Executive Assistant & Office Manager to support senior leadership while overseeing the smooth day-to-day operations of the Hong Kong office.
This is an excellent opportunity for an experienced business support professional who enjoys working in a dynamic, high-performance investment environment and is comfortable balancing executive support, office management, and strategic administrative projects.
Responsibilities
Executive Support
- Provide dedicated support to senior executives, including complex calendar management, meeting coordination, travel arrangements, and expense management.
- Act as a key liaison between internal teams, external stakeholders, service providers, and investors.
- Prepare meeting materials, presentations, reports, and correspondence.
- Manage confidential information with the highest level of discretion and professionalism.
- Coordinate global meetings across multiple time zones.
Office Management
- Oversee the daily operations of the Hong Kong office and ensure a best-in-class workplace experience.
- Manage relationships with vendors, landlords, building management, and service providers.
- Handle office procurement, facilities maintenance, space planning, and office administration.
- Lead office-related projects including renovations, relocation, and workplace improvements.
- Manage office budgets, invoices, and expense tracking.
Requirements
- 5+ years of experience in Executive Assistant, Office Manager, or similar business support roles.
- Prior experience within a hedge fund, asset management firm, private equity firm, family office, investment bank, or broader financial services environment is highly preferred.
- Proven experience supporting senior executives, Partners, CIOs, PMs, or C-suite stakeholders.
- Strong office management and facilities management experience.
- Experience managing vendors, events, office projects, and budgets.
- Exceptional organizational skills with the ability to manage multiple priorities simultaneously.
- High attention to detail and strong problem-solving capabilities.
- Excellent communication skills in English; Cantonese and/or Mandarin would be advantageous.
- Proficiency in Microsoft Office Suite.
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.