Administrative Assistant
Administrative Assistant - Investment Management Firm
Location: Charlotte, NC
About the Firm
Join a leading investment management firm recognized for its innovative strategies and collaborative culture. With a strong presence in the financial services industry, the firm is committed to excellence, integrity, and teamwork. This is an exciting opportunity to become part of a dynamic organization that values professional growth and operational excellence.
Role Overview
We are seeking a highly organized and proactive Administrative Assistant to support our team in a fast-paced environment. This role requires exceptional attention to detail, strong communication skills, and the ability to manage multiple priorities seamlessly. You will play a key role in ensuring smooth day-to-day operations and supporting senior leadership.
Key Responsibilities
- Manage calendars and coordinate meetings across multiple stakeholders.
- Arrange travel, process expense reports, and track invoices.
- Assist with onboarding and offboarding processes for new hires.
- Liaise with vendors and maintain office inventory.
- Coordinate visitor access and seating arrangements.
- Support special projects, including office moves and technology upgrades.
- Act as a point of contact for building management and service providers.
Qualifications
- 5+ years of experience in an administrative or office support role.
- Bachelor's degree preferred.
- Proficiency in Microsoft Office Suite, especially Outlook and Excel.
- Strong organizational skills and ability to prioritize tasks independently.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Professional demeanor and ability to maintain confidentiality.
Why Join Us?
- Collaborative, team-oriented culture.
- Exposure to senior leadership and strategic initiatives.
- Competitive compensation and benefits package.
- Opportunity to grow within a leading investment management firm.
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.