Senior Administrative Assistant - Investment Team
Our client is a well-regarded global investment management firm with an established presence in Singapore. As the investment team continues to support senior stakeholders across a busy and fast-moving platform, they are hiring a Senior Administrative Assistant to provide high-quality support across scheduling, meetings, travel, team coordination, and broader executive administration.
Responsibilities for the Senior Administrative Assistant:
- Provide direct and thoughtful support to senior leaders and senior individual contributors within the investment team
- Manage complex calendars, travel arrangements, and day-to-day scheduling across multiple internal and external stakeholders
- Coordinate executive meetings end-to-end, including logistics, agendas, attendance tracking, and minutes
- Support workshops, conferences, seminars, and other team events, including materials preparation and vendor / participant coordination
- Handle confidential correspondence, reports, expenses, and documentation with a high degree of accuracy and discretion
- Assist with special projects and broader team initiatives across multiple workstreams
- Troubleshoot scheduling and administrative issues proactively, while anticipating stakeholder needs
- Work closely with colleagues to ensure seamless support and coverage across the team
Requirements for the Senior Administrative Assistant:
- Diploma or Bachelor's degree holder
- At least 3 years of relevant experience, ideally within financial services or another professional services environment
- Prior experience supporting senior stakeholders in a corporate, investment, or front-office setting
- Strong diary management, travel coordination, and executive meeting support experience
- Excellent organisational skills and ability to prioritise in a fast-paced environment
- Strong communication skills in English, both written and verbal
- Chinese language capability would be beneficial
- Strong attention to detail, professionalism, and ability to handle sensitive matters confidentially
- Positive attitude, strong team orientation, and willingness to remain hands-on
Selby Jennings is a Trading Style of Phaidon International (License number 16S8194)
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.