Junior Secretary / Team Assistant
Overview
We are seeking a proactive and detail-oriented Junior Secretary / Team Assistant to provide a combination of Executive Assistant and team administrative support within the Bank.
This role is ideal for candidates who enjoy working in a fast-paced environment and supporting senior stakeholders while ensuring smooth team operations.
Key Responsibilities
- Provide day-to-day secretarial support to senior management, including calendar management, meeting coordination, and travel arrangements.
- Manage meeting schedules, conference room bookings, video conference setup, and preparation of meeting materials.
- Coordinate domestic and international travel itineraries, flight and hotel bookings, visa applications, and expense claims.
- Support client meetings, departmental events, and external engagements, including logistics and catering arrangements.
- Prepare, process, and track invoices, reimbursements, vendor payments, and supporting documentation.
- Assist with onboarding and offboarding activities for team members and visitors.
- Maintain filing systems, departmental records, and administrative documentation.
- Liaise with internal stakeholders, overseas offices, vendors, and external service providers.
- Support wider team administration, including procurement, office supplies management, and ad hoc projects.
- Assist with presentation materials, reports, and correspondence as required.
Requirements
- Bachelor's degree preferred.
- 3-5 years of relevant secretarial, executive assistant, or team assistant experience, preferably within banking or financial services.
- Experience supporting senior executives and multiple stakeholders simultaneously.
- Strong organizational skills with the ability to manage competing priorities and deadlines.
- Excellent attention to detail and follow-through.
- Proficient in Microsoft Office applications, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint.
- Strong communication and interpersonal skills.
- Fluency in English and Cantonese is required; Mandarin is highly preferred.
- Professional, proactive, and service-oriented mindset.
FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.