Executive Assistant to C-Suite
Executive Assistant to C-Suite
Overview
A highly successful and fast-growing global investment management firm is seeking an experienced Executive Assistant to provide dedicated support to a senior C-suite executive. This is a true business partnership role for someone who thrives in a fast-paced environment, operates with a high degree of discretion, and enjoys being the go-to person for a dynamic leader.
The ideal candidate is proactive, highly organized, and able to anticipate needs before they arise. They will serve as a partner to the executive, ensuring priorities are managed seamlessly and day-to-day operations run efficiently.
Key Responsibilities
- Manage complex and ever-changing executive calendars across multiple time zones
- Coordinate extensive domestic and international travel arrangements, including detailed itineraries
- Prepare and manage expense reports and related documentation
- Organize meetings, conferences, and executive events
- Act as a gatekeeper and liaison between the executive and internal/external stakeholders
- Prioritize competing demands and adjust quickly to shifting business needs
- Handle highly confidential information with professionalism and discretion
- Coordinate with other executive assistants and support teams to ensure seamless communication and execution
- Assist with special projects and ad hoc requests as needed
Qualifications
- 10+ years of Executive Assistant experience supporting senior leadership
- Significant experience supporting C-suite executives
- Demonstrated ability to manage multiple priorities in a high-pressure environment
- Exceptional organizational and time management skills
- Strong written and verbal communication abilities
- Highly proactive with the ability to anticipate challenges and resolve issues independently
- Professional, polished, and adaptable demeanor
- Strong sense of ownership, urgency, and accountability
- Proficiency with Microsoft Office Suite and modern collaboration tools
Preferred Experience
- Experience supporting executives within financial services, professional services, technology, or other fast-paced corporate environments
- Exposure to global organizations and international stakeholder management
- Experience coordinating complex travel and executive-level meetings
Work Environment
- Full-time, in-office role based in New York City (some remote flexibility while Principal travels)
- Collaborative, professional, and high-performing culture
- Opportunity to work closely with senior leadership and have a meaningful impact on the organization
Ideal Candidate
The successful candidate is calm under pressure, exceptionally detail-oriented, and takes pride in delivering white-glove executive support. They are confident managing sensitive matters, comfortable navigating ambiguity, and excited by the opportunity to become a trusted long-term partner to a senior executive.
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FAQs
Herzlichen Glückwunsch – wir wissen, dass es ein großer Schritt ist, sich die Zeit für eine Bewerbung zu nehmen. Wenn Sie sich bewerben, werden Ihre Angaben direkt an den zuständigen Berater weitergeleitet, der aktiv nach passenden Talenten sucht. Aufgrund der hohen Nachfrage können wir uns möglicherweise nicht bei allen Bewerbern zurückmelden. Wir behalten Ihren Lebenslauf und Ihre Daten jedoch stets in unserer Datenbank und melden uns bei Ihnen, sobald wir ähnliche Positionen sehen oder Fähigkeiten identifizieren, die das Wachstum von Unternehmen vorantreiben können.
Ja. Auch wenn diese Position nicht perfekt zu Ihrem nächsten Karriereschritt passt, hilft uns Ihre Bewerbung dabei, Ihre Fachkenntnisse und Ziele besser zu verstehen. So stellen wir sicher, dass Sie bei der passenden Gelegenheit auf unserem Radar sind.
Wir arbeiten auf unterschiedliche Weise: Zum einen veröffentlichen wir die aktuell verfügbaren Positionen auf unserer Website. Häufig können wir jedoch aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle Vakanzen ausschreiben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Kunden zusammen, die einen stärkeren Fokus auf Fähigkeiten legen und darauf, was erforderlich ist, um ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihren Lebenslauf zu registrieren, damit Sie auch für Positionen berücksichtigt werden können, die noch nicht geschaffen wurden.
Ja, wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Lebenslaufs und der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche. Von individueller Beratung über die gezielte Vorbereitung auf Interviews bis hin zu Gehalts- und Vertragsverhandlungen stehen wir Ihnen während Ihres gesamten nächsten Karriereschritts zur Seite.